Definisi program kepatuhan

Apa itu program kepatuhan?

Program kepatuhan adalah serangkaian kebijakan dan prosedur internal perusahaan yang diterapkan untuk mematuhi undang-undang, peraturan, dan regulasi atau untuk menjaga reputasi perusahaan. Tim kepatuhan meninjau aturan yang ditetapkan oleh lembaga pemerintah, membuat program kepatuhan, menerapkannya di seluruh perusahaan, dan memastikan kepatuhan terhadap program tersebut.

Poin penting untuk diingat

  • Program kepatuhan menjelaskan serangkaian pedoman dan praktik terbaik yang memastikan bahwa karyawan perusahaan mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang relevan.
  • Program kepatuhan membantu bisnis melindungi merek mereka dari skandal dan tuntutan hukum.
  • Program kepatuhan yang efektif harus memiliki kebijakan yang jelas, jalur komunikasi yang sehat antara karyawan dan pengawas program, dan tidak ragu-ragu untuk mengambil tindakan korektif ketika program kepatuhan dilanggar.

Memahami program kepatuhan

Regulator keuangan utama di Amerika Serikat adalah Federal Reserve Board, Securities and Exchange Commission (SEC) dan Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Ini dan lainnya telah menetapkan persyaratan yang harus diikuti, jika berlaku dan pada tingkat yang berbeda, oleh bank, pialang, manajer aset, dan lembaga keuangan lainnya.

Program kepatuhan telah menjadi terkenal di industri keuangan sejak goncangan krisis keuangan, tetapi keluhan keras dari para bankir telah membuat telinga Partai Republik di pemerintah federal menerima. Upaya terpadu telah dilakukan untuk membatalkan peraturan yang dirancang untuk mencegah beberapa pelaku industri keuangan memainkan impuls egois mereka secara berlebihan, tetapi dorongan dan tarikan politik di Washington tidak jelas perubahan apa, jika ada, yang akhirnya akan terjadi.

Perusahaan publik diharapkan memiliki program kepatuhan yang kuat untuk mengikuti persyaratan yang ditetapkan oleh SEC. Secara khusus, persyaratan pengajuan dan tenggat waktu harus benar-benar diperhatikan. Program kepatuhan juga penting, meskipun kurang formal, dalam bisnis besar dan kecil, publik atau tidak.

Ketika persyaratan regulator tidak berlaku, program kepatuhan perusahaan berkaitan dengan perilaku karyawan untuk mematuhi kebijakan internal (misalnya, membelanjakan dana perusahaan atau memperlakukan wanita ) dan, yang lebih penting, menjaga reputasi perusahaan di mata pelanggannya. , pemasok, karyawan, dan bahkan masyarakat tempat perusahaan berada. Departemen kepatuhan telah mendapatkan momentum karena peran mereka menjaga bisnis mereka keluar dari air panas dengan regulator, pelanggan, pemegang saham, media dan masyarakat umum.

Cara membuat program kepatuhan

Meskipun mungkin ada berbagai jenis program kepatuhan (yaitu untuk mengawasi peraturan keuangan atau untuk memastikan bahwa tempat kerja bebas dari diskriminasi dan pelecehan seksual), setiap program kepatuhan harus memiliki beberapa elemen kunci.

Setelah pengesahan Undang-Undang Perawatan Terjangkau, pemerintah menetapkan tujuh elemen program kepatuhan yang kuat untuk penyedia layanan kesehatan. Presentasi tersebut mengidentifikasi hal-hal berikut.

Kebijakan tertulis, prosedur dan standar perilaku

Langkah pertama dalam menerapkan program kepatuhan adalah memastikan bahwa program kepatuhan Anda memiliki kebijakan dan harapan yang jelas. Membiarkan program tertulis tersedia untuk semua karyawan, memperbarui dan merevisi kebijakan secara teratur, dan memastikan bahwa karyawan baru meninjau program dalam waktu 90 hari setelah orientasi sangat penting untuk keberhasilan program pelatihan.

Memantau program kepatuhan

Setelah ekspektasi program didefinisikan dengan jelas, Anda perlu menunjuk petugas kepatuhan atau komite kepatuhan untuk mengawasi program. Karyawan atau kelompok karyawan ini harus memiliki sejarah dan pengetahuan mendalam tentang perilaku etis dan, tergantung pada bagaimana bisnis disusun, harus melapor langsung kepada CEO.

Pelatihan dan pendidikan

Aspek penting dalam menerapkan program kepatuhan di tempat kerja adalah menghabiskan waktu dan uang untuk memastikan bahwa semua karyawan telah terbiasa dan dilatih secara tepat dengan rangkaian standar tempat kerja yang baru. Ini harus mencakup karyawan baru serta pemeriksaan rutin dengan semua karyawan saat ini.

Menyelenggarakan pertemuan tahunan atau triwulanan di seluruh perusahaan yang membahas masalah atau pembaruan terkait program kepatuhan, serta memastikan bahwa semua karyawan baru menerima pelatihan kepatuhan selama beberapa bulan pertama bekerja, akan membantu mempertahankan keberhasilan program kepatuhan.

Buka jalur komunikasi

Aspek penting lainnya dalam menjalankan program kepatuhan yang sukses adalah memastikan bahwa karyawan di semua tingkatan merasa bebas untuk menyuarakan pertanyaan atau kekhawatiran mereka tentang program kepatuhan. Program kepatuhan harus memungkinkan karyawan untuk melaporkan pelanggaran dan mengatasi masalah etika melalui platform anonim. Selain itu, petugas kepatuhan harus menyediakan diri dan dapat diakses oleh karyawan yang memiliki pertanyaan khusus mengenai program kepatuhan.

Membangun jalur komunikasi yang kuat antara mereka yang mengawasi program kepatuhan dan karyawan yang dicakupnya sangat penting untuk memastikan bahwa pelanggaran 1) dilaporkan dan dapat dihindari di masa depan.

Audit dan tindak lanjut

Sistem audit dan pemantauan harus ada untuk mengukur efektivitas program kepatuhan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan eksternal dan mengidentifikasi risiko kepatuhan. Program kepatuhan harus ditinjau secara teratur sebagai bagian dari operasi normal, tetapi program tersebut juga harus tunduk pada audit eksternal formal. Audit harus dilakukan minimal setahun sekali. Auditor harus memberikan laporan tertulis atas temuannya.

Disiplin yang koheren

Salah satu elemen dari program kepatuhan yang efektif adalah bahwa hal itu ditegakkan secara efektif. Program kepatuhan harus mencakup kebijakan tertulis yang jelas yang menerapkan tindakan disipliner yang sesuai bagi mereka yang tidak mematuhi harapan dan kebijakan program. Tindakan disipliner ini harus diterapkan ketika situasi berikut muncul: ketidakpatuhan, kegagalan untuk mendeteksi ketidakpatuhan ketika uji tuntas seharusnya memberikan petunjuk yang jelas dan kegagalan untuk melaporkan kasus ketidakpatuhan.

Seperti yang Anda lihat, akan lebih mudah untuk menerapkan tindakan disipliner yang diperlukan jika langkah-langkah di atas, termasuk ekspektasi yang jelas dan kebijakan pintu terbuka, diikuti.

Tindakan perbaikan

Akhirnya, ketika semua langkah di atas telah diikuti dan risiko atau kerentanan kepatuhan yang signifikan ditemukan baik melalui audit, pelanggaran kepatuhan atau tinjauan internal, komite kepatuhan harus mengambil tindakan tegas secara tepat waktu yang akan mengurangi risiko. dari ketidakpatuhan. .

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *